Comment préparer et structurer efficacement vos présentations : la méthode GPS en 3 étapes

Pour préparer votre prochaine présentation ou conférence, il est essentiel de laisser votre ordinateur de côté pour vous focaliser sur le sens que vous souhaitez donner à votre message.

Vous risquez sinon de vous laisser embourber dans votre réflexion, et de vous enfermer dans un modèle de présentation non adapté à votre contexte.

Afin de rendre votre message clair et cohérent pour votre public, il vous faudra, dans un premier temps, définir l’objectif principal de votre présentation :

  • Quel est le but que vous aimeriez atteindre ?
  • Que souhaitez-vous que votre auditoire soit capable / en mesure de réaliser ?
  • Quel est l’appel à l’action que vous voulez leur adresser ?

Une fois cet objectif en tête, vous pouvez commencer à collecter, générer et structurer vos idées.

Pour réussir cette phase préliminaire de manière simple et efficace, je vous propose de découvrir la méthode GPS. Elle se compose de 3 étapes, pas forcément linéaires :

Comment trouver 10 idées par seconde et structurer efficacement vos présentations : la méthode GPS en 3 étapes
Découvrez la méthode GPS en 3 étapes pour générer des idées à la pelle et structurer vos présentations de manière simple et efficace.

1. Générez des idées

Lorsque vous aurez clairement défini l’objectif à atteindre avec votre présentation, vous aurez déjà les idées plus claires sur les étapes à mettre en place.

À ce stade, le but est de laisser venir le maximum d’idées, d’éléments qui pourraient s’intégrer dans votre présentation, peut importe leur pertinence ou leur cohérence : mots-clés, phrases-clés, idées de structure, des images qui vous viennent en tête… Notez-les, dessinez-les, mais ne les perdez surtout pas de vue. Vous ferez le tri plus tard !

Pour ma part, durant cette phase, j’aime quitter mon bureau, marcher dans le parc qui se trouve à 5 minutes, éventuellement aller boire un verre. J’emporte avec moi mon cahier de notes, un jeu de crayons et de feutres, et aussi quand même mon ordinateur portable (mais seulement pour l’étape 2 !).

En effet, pour ma part, je ne réalise pas les étapes 1 et 2 de manière séquentielle, mais de manière parallèle. Je vous renvoie à l’article de lundi dernier pour comprendre ma position sur ce sujet.

Notez que cette phase de brainstorming peut évidemment s’appliquer pour préparer une réunion ou une formation, ce qui est le plus souvent mon cas.

Et si vous n’avez pas la chance de pouvoir vous balader dans un parc à proximité de votre lieu de travail, ou de sortir boire un verre au bar du coin de la rue, essayez autant que possible de vous mettre dans les meilleures conditions pour faire émerger vos idées : évitez votre bureau, trouvez un endroit calme, qui vous inspire… et coupez toute distraction (comme votre téléphone mobile, par exemple).

2. Préparez votre contenu : le fil vert

Il s’agit ici de rechercher et collecter toutes les informations qui seront nécessaires à l’élaboration de votre message.

Personnellement, le moyen le plus simple et efficace que je connaisse est de réaliser une recherche sur Internet. Outre Google, il existe certainement de nombreuses ressources, appropriées à votre domaine d’activité, où vous pourrez trouver les éléments dont vous avez besoin : données, chiffres, statistiques…

Cette phase fera sans doute émerger de nouvelles idées et alimentera votre réflexion de la phase 1. C’est pour cette raison que je préfère travailler de manière parallèle à ce stade : le brainstorming me pousse à trouver des infos complémentaires, et ma recherche/collecte d’infos fait émerger de nouvelles idées.

Au fur et à mesure de votre progression, vous vous rendrez compte que le sens et la structure de votre présentation – ce que j’appelle le fil vert – vont tout doucement se mettre en place.

3. Structurez votre plan

Maintenant que votre contenu est défini et que vous avez réuni toutes vos idées, vient le moment de sélectionner les idées et infos les plus pertinentes. Et de les agencer en un tout cohérent.

Pas de baguette magique à ce niveau : tout dépend de la durée de votre intervention et des besoins et attentes de votre audience.

Ce que je peux toutefois vous conseiller, c’est d’aller à l’essentiel et de vous focaliser sur les éléments principaux à mettre en avant. Prenez exemple sur Apple : leurs conférences peuvent parfois durer 1h30, mais le nombre de sujets abordés se limite souvent à 3 éléments-clés… voire parfois 4 (le fameux « One More Thing »).

Une fois arrivé à ce stade, j’aime bien utiliser le mindmapping pour structurer ma pensée. Cette méthode m’aide notamment à visualiser le plan de la présentation (ou de la formation) et à couper court là où ce n’est pas nécessaire.

Un flux en perpétuelle évolution… et pas forcément séquentiel !

Je le disais un peu plus haut : ces 3 phases ne sont pas nécessairement séquentielles, mais parallèles. La première renforce la seconde, qui renforce la troisième, et influence à nouveau la première, etc.

N’essayez donc pas de cadrer absolument de manière stricte ces différentes étapes. Je vous invite plutôt à les considérer comme un flux qui s’alimente de manière globale, au fur et à mesure que vous générez des idées et collectez vos informations.

Si vous en avez l’occasion, je vous encourage vivement à partager le fruit de vos réflexions avec quelqu’un de votre entourage : un collègue, un ami… Vous constaterez peut-être que le fait d’en parler fera émerger en vous de nouvelles idées, tout en bénéficiant du feedback direct de votre interlocuteur.

Je préfère préciser aussi qu’il ne s’agit pas d’une méthode universelle. Par exemple, pour la phase de brainstorming, certains préféreront écouter du métal à fond la caisse, d’autres se sentiront plus à l’aise avec les Quatre Saisons de Vivaldi, d’autres encore auront besoin du silence le plus absolu.

Sentez-vous donc totalement libre de l’adapter à votre sauce, en fonction de vos besoins et envies 🙂

Pour préparer vos prochaines présentations, éloignez-vous de votre ordinateur… mais pas trop !

Au moment de préparer une présentation, il est facile de se laisser distraire et absorber par notre outil de production : Keynote, PowerPoint…

Or, comme je le disais précédemment dans l’article consacré au modèle 70:20:10, il est vital de prendre le temps de préparer soigneusement votre présentation, plutôt que de plonger tête baissée dans l’outil.

Ainsi, le temps de préparation devrait prendre une place prépondérante dans l’élaboration de votre message.

Pourtant, si vous devriez effectivement bannir votre logiciel de présentation comme support premier à la préparation, rejeter complètement l’ordinateur est, à mon humble avis, une erreur à ne pas commettre.

Je vous invite à découvrir ci-dessous 3 raisons de vous éloigner de votre ordinateur au moment de préparer votre présentation… et une bonne raison quand même de le conserver à proximité :

Pour préparer vos prochaines présentations, éloignez-vous de votre ordinateur... mais pas trop !
Pour préparer vos prochaines conférences et présentations en public, éloignez-vous de votre ordinateur… tout en le gardant à proximité.

Pourquoi vous devriez vous éloigner de votre ordinateur…

1. Vos meilleures idées ne sortiront pas de votre ordinateur

John Cleese, célèbre acteur britannique, le dit lui-même :

« Nous ne savons pas d’où proviennent nos idées. En revanche, nous savons que nous ne les tirons pas de nos ordinateurs. »

Et je pense que c’est vrai, dans la grande majorité des cas. Essayez de vous rappeler les fois où vous avez eu une idée de génie. Vous rappelez-vous avoir été devant votre écran au moment du fameux déclic ?

Il y a de grandes chances que non. D’habitude nos meilleures idées arrivent au moment où nous nous y attendons le moins : lorsqu’on est sous la douche, dans le métro, en train de marcher dans le parc, à l’occasion d’une discussion…

Il est donc clair que se planter devant l’ordinateur ne risque pas de provoquer un foisonnement d’idées miracles !

2. Les modèles de présentation par défaut sont (généralement) merdiques

Si Microsoft a fait des efforts avec la dernière version de PowerPoint, force est de constater que les modèles par défaut ne sont pas hyper emballants :

  • La plupart des modèles sont construits sur base d’une structure de listes à puces,
  • Ils sont assez rigides et ne permettent pas de faire face à tous les cas de figures,
  • Etant donné qu’ils ne sont pas réalisés sur mesure pour VOTRE présentation, ils ne permettront pas de mettre en valeur efficacement votre message.

Je reconnais qu’ils peuvent, à tout le moins, constituer une base pour les personnes qui se sentent mal à l’aise dans l’élaboration de design.

Mais dans la majorité des cas, ces modèles ne feront que vous enfermer dans un carcan, étouffant par là même votre créativité.

Et, croyez-moi, de la créativité vous en avez… même si vous l’ignorez encore ! 🙂

3. Vous allez perdre votre temps

En plus d’être terriblement limités et étouffés par la structure rigide des modèles par défaut, vous risquez de perdre un temps considérable à élaborer votre message directement dans le logiciel de présentation.

Je peux vous dire qu’à une époque, j’en ai fais les frais !

Sans avoir une structure préalablement établie, vous allez tenter de goupiller des éléments sans avoir en tête le sens que vous souhaitez leur donner. Or, si ces éléments ne sont pas clairs dans votre esprit, il y a de fortes chances pour qu’ils ne le soient pas dans l’esprit de votre public !

Même si ça peut vous sembler une contrainte, ne comptez pas sur votre logiciel pour structurer votre message. Si votre structure est bien préparée en amont, vous gagnerez un temps non négligeable au moment de la transposer en version numérique.

Ce qui ne veut pas dire que vous ne pourrez plus, à ce moment là, encore la modifier ou l’améliorer. Mais au moins la base sera là, le gros du travail sera réalisé !

… et pourquoi l’ordinateur reste tout de même indispensable

Avec tout ça, je suis sûr que vous êtes à présent convaincu de l’inutilité de votre ordinateur dans la phase de préparation 😉

Pourtant, il y a un cas de figure dans lequel il peut s’avérer un allié précieux : au moment de rechercher et collecter de l’information !

En effet, pour structurer votre message, vous aurez inévitablement besoin d’un contenu à représenter. Et ce contenu, à moins que vous n’en soyez déjà imprégné, il vous faudra bien aller le chercher quelque part.

À l’heure où les sources d’informations abondent – souvent gratuitement – sur Internet, il serait dommage de vous priver de ce moyen facile et efficace.

Mais seulement pour cette étape là ! Une fois votre contenu collecté, prenez soin de refermer la machine, et laissez votre cerveau droit prendre le relais.

Je vous fixe rendez-vous dès mercredi pour la suite des événements !

Comment préparer vos présentations de manière simple et efficace : le modèle 70:20:10

Au moment de commencer à préparer une présentation, la plupart d’entre-nous rentrons instinctivement dans un schéma de ce type :

  • On allume l’ordinateur,
  • On ouvre PowerPoint,
  • On choisit un modèle de présentation qui a l’air plutôt sympa,
  • On commence à chipoter aux couleurs, aux polices de caractère, à l’arrière-plan…

Pour finalement tenter de développer à l’arrache le contenu de notre présentation, en espérant recevoir une injonction du Saint-Esprit !

Et bardaf, c’est l’embardée !

D’une part on se retrouve à créer une présentation pourrie de chez pourrie, d’autre part on perd une quantité effroyable de temps et d’énergie à essayer de rattraper le coup en ne daignant pas lâcher notre ordinateur.

Alors qu’il serait tellement plus simple et efficace de commencer par le commencement, step by step !… 😉

S’il n’existe pas de modèle type afin de définir le temps nécessaire pour préparer une présentation, il existe en revanche un modèle pour vous aider à répartir le temps nécessaire à sa conception.

Il s’agit du modèle 70:20:10 mis au point par Michael Lombardo et Robert Eichinger. Ce modèle stipule que :

  • 70% de l’apprentissage au sein d’une entreprise se fait grâce à l’expérience directe,
  • 20% de l’apprentissage provient du feedback et des interactions entre collaborateurs,
  • 10% de l’apprentissage est réalisé grâce à une action de formation formelle.

Ce modèle a été utilisé par la suite comme modèle de management par des entreprises telles que Google.

Si on regarde du côté des experts en communication – comme Nancy Duarte – on constate qu’ils préconisent, à raison, de mettre l’accent en priorité sur la préparation et la structuration du message, avant de se précipiter tête baissée sur PowerPoint.

Je vous propose donc de vous inspirer du modèle 70:20:10 et de l’adapter pour organiser votre phase de préparation comme suit :

Comment préparer vos présentations de manière simple et efficace : le modèle 70:20:10
Découvrez le modèle 70:20:10 pour optimiser la préparation de vos prochaines présentations de manière simple et efficace.

Consacrez 70% de votre temps à PRÉPARER votre message

Le plus important dans une présentation ne provient pas des diapositives en elles-mêmes : il provient de la qualité et de l’efficacité par lesquelles votre message est communiqué et compris par votre public.

Plutôt que de passer votre temps à chipoter aux options de PowerPoint, concentrez-vous sur la préparation et la structuration de votre message.

Il s’agit de la phase la plus longue car vous devrez récolter un maximum d’informations sur le sujet de votre présentation, puis sélectionner les infos les plus pertinentes et les structurer de manière logique et cohérente.

C’est également durant cette phase de préparation que vous aurez intérêt à construire un storyboard, afin d’élaborer une ébauche de vos supports visuels.

Consacrez 20% de votre temps à CONCEVOIR vos diapositives

Une fois le contenu de votre message structuré et votre storyboard en main, le gros de l’étape de préparation est réalisé. Il vous faudra maintenant retranscrire votre storyboard dans votre logiciel de présentation.

Le temps nécessaire à la conception des dias peut être relativement important, en fonction de la complexité du design imaginé.

Et même si, globalement, vos visuels auront été pensés dans la phase précédente, agencer tous les éléments sous PowerPoint peut parfois prendre un temps non négligeable.

Consacrez 10% de votre temps à RÉPÉTER votre présentation

Enfin, une fois le message structuré et vos dias réalisées, c’est le moment ou jamais de tester si le tout s’enchaine de manière fluide et cohérente, tant sur le plan du contenu que de la forme. C’est une étape à ne pas sous-estimer.

En même temps, je vous conseille de ne pas non plus y consacrer trop d’énergie, afin de rester naturel le jour J et ne pas donner l’impression à votre public de n’être qu’un robot !

Certains experts seront peut-être en désaccord avec moi sur ce point. Mais personnellement, je n’aime pas les présentations sur-préparées où tous les éléments ont été calculés à la virgule près.

C’était le cas, par exemple, lors de la dernière conférence Microsoft consacrée à leur tablette Surface. Certes c’était très pro, mais j’ai souvent eu l’impression de voir des présentateurs en pilote automatique, qui débitaient leur discours appris par coeur. Et, en ce qui me concerne, ça me dérange beaucoup et je n’aime pas !

En résumé…

  • 70% de la préparation de votre présentation devrait être consacrée à construire un message efficace et de qualité,
  • 20% de la préparation de votre présentation devrait être consacrée à la conception du design de votre diaporama,
  • 10% de la préparation de votre présentation devrait être consacrée à tester et répéter votre discours (sans toutefois donner l’impression de l’avoir sur-préparé).